Управление проектами в бюро переводов с помощью системы Projetex
Материал из Перевод 3000.
Владимир Кухаренко, бюро переводов Advanced International Translations
Введение
Постороннему человеку процесс управления переводческими проектами может показаться достаточно простым и монотонным занятием, не требующим особого напряжения. Казалось, что может быть проще — получил проект от заказчика, отдал его кому-то на перевод, потом передал на редактирование и вычитку, после чего вернул заказчику. Весьма спокойная административная работа, на первый взгляд. Но на самом деле менеджер переводческих проектов постоянно находится в круговороте никому не видимых событий и принятия решений, часто нестандартных, поэтому на нехватку адреналина ему жаловаться не приходится.
Иногда менеджеру бюро перевода приходится вести 20-25 разных проектов одновременно, что требует очень тщательной и упорядоченной систематизации информации. Ему необходимо помнить сроки сдачи всех проектов, сроки сдачи работ переводчиками и редакторами, очень внимательно вести финансовый учет по каждому проекту, подобрать подходящих переводчиков для каждой работы и быть готовым к тому, что планы по многим проектам придется перекраивать по множеству причин.
Такой информационный поток можно обуздать только жесткой дисциплиной в ведении письменного учета всех нюансов ведомых проектов. Иначе вы будете всегда узнавать «хорошо забытое старое» в самый неподходящий момент, что скажется на качестве и сроках по проектам. А если проект приходится быстро передать другому менеджеру, то без наличия систематизированных сведений по проекту ваш преемник далеко не сразу поймет, что вы ему дали и как ему быть.
Для ведения учета переводческих проектов можно использовать программы вроде Word и Excel, Access, но у такого подхода есть ряд недостатков:
1) Человек — не машина, и поэтому выработать привычку посвящать несколько минут тщательному записыванию всех нюансов может не каждый, особенно когда на кону стоят сроки выполнения и количество проектов. В результате такие записи откладываются «на потом», в результате чего информация по многим проектам оказывается утерянной или неполной. Часто такую информацию приходится долго и мучительно восстанавливать, но ее восстановлению могут помешать все новые и новые проекты, которым нужно уделить внимание. В итоге многое остается безвозвратно забытым, из-за чего могут начаться недоразумения с заказчиками и переводчиками.
2) Отсутствие стандартизации. Каждый менеджер в компании может привыкнуть вести проекты по своей, только ему понятной схеме. У него может быть все отлично налажено, он может сдавать все проекты с высоким качеством и укладываться в сроки, но стоит ему передать свой проект кому-то другому, и сразу начнется хаос из-за непонятности его записей другому менеджеру. Конечно, проблему можно решить должностными инструкциями о том, что и как записывать, но это будет дополнительная бюрократическая нагрузка на компанию. К тому же, даже в этом случае будут возникать проблемы, описанные в пункте 1.
3) Сложность систематизации. Представьте, что Вам нужно записать всю информацию о заказа от клиента, о заказах переводчикам, инструкции, счета клиентам и выплаты переводчикам, а также адреса папок и многое другое. Как правило, такая информация записывается отдельно друг от друга, и автоматизированной связи между ней нет. В результате в случае возникновения проблем «слабое» звено придется выявлять перечитыванием едва ли не всей информации по проекту.
4) Отсутствие систем упорядочивания папок и файлов, что часто приводит к их утере.
По причинам, описанным выше, возникла необходимость в создании программного обеспечения, способного учесть все нюансы ведения проектов в самых разных бюро переводов по всему миру. Одной из таких программ является Projetex. Ниже мы приведем описание основных принципов работы программы и преимуществ работы в ней.
Централизация
Projetex — система для локальной сети, состоящая из сервера и рабочих станций. Каждый менеджер вводит с помощью своей рабочей станции информацию по проектам, которая записывается на сервере.
То есть вся информация хранится в единой четко систематизированной базе данных и каждая запись имеет стандартный формат, обусловленный структурой базы данных. Все менеджеры будут вести учет проектов по одной всем понятной схеме, от которой отклониться в сторону «деструктивного творчества» будет просто невозможно.
Кроме того, для каждого клиента, переводчика, проекта и задания можно автоматически создать папку на сервере, которую можно легко найти и открыть из окна соответствующей записи. То есть на сервере хранятся не только записи, но и все файлы, начиная от файлов, которые нужно перевести, и заканчивая финансовой документацией. Такой подход позволяет устранить проблему утери файлов на компьютерах отдельных менеджеров.
Система Projetex позволяет сделать действия каждого менеджера максимально прозрачными для руководителя, который сам может подключиться к этой базе и посмотреть, сколько проектов у конкретного менеджера, какие переводчики сейчас заняты, кто не вкладывается в сроки и т. д. Также она позволяет в считанные секунды передать проект от одного менеджера другому, просто изменив одну запись по проекту.
Систематизация
Все записи в базе данных Projetex четко систематизированы и связаны между собой. Допустим, полученная от клиента работа связана с работами, которые вы даете переводчикам, а также со счетом-фактурой, которую вы будете выставлять клиенту, счет-фактура связан с платежами и работами и т. д. То есть каждая запись является звеном упорядоченной цепи, а не чем-то обособленным. Это позволяет избежать множества проблем и недоразумений, а также быстро находить их причины. Вот несколько примеров:
— Если вы уже выставили клиенту счет-фактуру за работу, то вы стоимость работы изменить уже невозможно.
— Если вы не назначили работу переводчику, то проект закрыть невозможно
— Если вы назначите для работы конечный срок, выходящий за пределы временного периода проекта, программа Projetex уведомит Вас об этом.
Подобных примеров можно и ситуаций, позволяющих избежать ошибок, можно привести великое множество и они займут не одну страницу.
Кроме того, благодаря систематизации данных в программе Projetex можно просматривать графики выполнения работ и проектов, наглядно иллюстрирующие текущую занятость.
Наглядность
В программе Projetex предусмотрена цветовая раскраска записей в таблицах, позволяющая мгновенно, без предварительного просмотра всех записей обратить внимание на возможные проблемы:
— Красным цветом выделяются просроченные работы и проекты, а также счета-фактуры клиентам и заказы внештатным переводчикам, не оплаченные в срок.
— Синим цветом выделяются работы и проекты, которые нужно сдать сегодня, а также заказы внештатным переводчикам, которые нужно оплатить сегодня, и счета-фактуры клиентам, которые они должны оплатить сегодня.
— Зеленым цветом выделяются незавершенные работы и проекты, а также неоплаченные заказы внештатным переводчикам и счета-фактуры, выставленные клиентам, если их состояние не требует выделения красным или синим цветом.
— Черным цветом выделяются завершенные работы и проекты, а также оплаченные заказы внештатным переводчикам и счета-фактуры, выставленные клиентам.
С такой цветовой раскраской менеджер сразу будет видеть, каким проектам и работам нужно уделить внимание в первую очередь, а какие могут подождать.
Кроме того, для каждого проекта менеджер может выставить флаг приоритетности (красный, синий, зеленый) для большей наглядности.
Права доступа
В Projetex реализована гибкая система управления правами доступа к записям, позволяющая ограничить или предоставить доступ отдельного сотрудника к определенным записям. Например, если выставлением счетов заказчикам и управлением проектами занимаются разные сотрудники, то для каждого из них можно открыть только записи, относящиеся к их компетенции.
Кроме того, в программе предусмотрено несколько уровней доступа:
- Менеджер производства: может просматривать записи по всем клиентам, создавать новых клиентов и проекты для них.
- Менеджер направления по клиенту: может создавать и удалять проекты или работы только для клиентов, к которым у него есть доступ.
- Корпоративный эксперт, то есть переводчик. Имеет доступ только к работам, которые ему назначили, не может из изменять, но может отчитываться о завершении работ и затраченном времени. То есть переводчик, закончив работу, может отметить ее как завершенную, выложить файлы на сервер и ввести, сколько времени он затратил на работу.
Такая схема индивидуально настраиваемых прав доступа позволяет приспособить интерфейс программы индивидуально под каждого сотрудника, в зависимости от его служебного положения и возложенных обязанностей.
Фильтры и поиск
В Projetex имеется система фильтров, позволяющая отобразить только нужные вам сведения или быстро найти интересующие вас записи и файлы. Допустим, можно отобразить только завершенные работы и скрыть все остальные. Или, скажем, можно найти файлы по проекту, выполненному 110 дней назад для конкретного заказчика.
С такой системой поиска и фильтрации данных менеджер совершенно без проблем сможет «вспомнить» события, связанные с конкретной датой, проектом, заказчиком или переводчиком. Более того, эту информацию с такой же легкостью сможет найти и его возможный преемник.
Автоматические напоминания
При желании пользователи Projetex могут настроить систему автоматического уведомления о возможных проблемах через электронную почту. Эта система будет рассылать сообщения о том, что проект просрочен, что пора заплатить внештатному переводчику, что пора напомнить заказчику о его финансовых обязательствах и т. п.
Систему можно настроить также таким образом, чтобы переводчику, еще не сдавшему и просрочившему проект, рассылалось письмо вроде «Уважаемый Вася Пупкин! Ваша работа уже 3 часа как должна быть сдана, но мы ее не получили. Срочно сообщите нам, в чем причина». То есть такая функция экономит время менеджера, которому без нее приходилось бы писать письма переводчикам вручную.
Отчеты
В программе имеется функция генерирования графиков и различных аналитических отчетов. Допустим, можно просмотреть динамику продаж за определенный период времени, производительность конкретного переводчика, долю каждого клиента в приносимой прибыли и многое другое.
Следует отметить, что в Projetex предусмотрена возможность создания собственных отчетов на основании данных, имеющихся в базе.
Управление папками и файлами
Как было упомянуто выше, для каждой записи (проект, работа от клиента, клиент, задание переводчику и т. п.) в Projetex можно создать папку для связанных с ней файлов. Благодаря связи между записями и папками менеджер может найти нужные файлы в течение нескольких секунд, что существенно ускоряет его работу, избавляет от рутины и в результате оставляет больше времени на его прямые обязанности — анализ ситуации, принятие решений и коммуникации с заказчиками и переводчиками.
Кроме того, в программу встроен FTP-клиент, позволяющий без дополнительных инструментов загрузить файлы с FTP-сервера заказчика непосредственно в папку проекта или отправить нужные файлы на FTP.
Автоматическое создание документов
Программа Projetex позволяет забыть о ручном заполнении документов (счетов-фактур, заказов, оферт, платежей и т. п.). В системе предусмотрены шаблоны документов, которые используются при автоматическом генерировании финансовых документов на основании веденных в базу данных. Для создания такого документа необходимо нажать лишь одну кнопку в программе.
Такая автоматизация не только ускоряет в несколько раз процесс издания документов, но и предотвращает появления многих ошибок, обусловленных человеческим фактором. Ведь при этом подходе менеджер не сможет ошибочно внести в документ данные, отличающиеся от тех, которые были введены в базу данных.
Гибкость и возможность настройки под индивидуальные нужды
Программа Projetex может использоваться не только в бюро переводов, но и в любой компании, оказывающей экспертные услуги. Например, ее используют некоторые рекламные агентства. Это обусловлено тем, что в ней нет жесткой фиксации на услуги перевода и языковые пары. Вы можете ввести в настройки любые предоставляемые услуги, будь то перевод, вычитка, консультирование или тестирование программного обеспечения.
Кроме того, в Projetex можно добавлять настраиваемые поля по своему желанию. Например, если вам вдруг понадобиться записать в базу данных дни рождения всех переводчиков или присвоить категорию важности каждому клиенту, для этих целей можно создать дополнительные поля в программе.
Каждый пользователь при желании может настроить внешний вид своей рабочей станции используемые цвета записей.
Поддержка множества валют
В практике бюро переводов бывают случаи, когда заказчик платит в одной валюте, а переводчик требует оплаты в другой. Как в такой ситуации вести финансовые записи по проекту?
В Projetex реализована поддержка множества валют и курсов обмена, благодаря которой по каждому клиенту или переводчику можно вести записи в той валюте, которая ему более удобна, и при этом хранить общую финансовую отчетность в вашей основной валюте.
Подробная информация и обучающие материалы
В этой статье были бегло и поверхностно описаны функции и преимущества системы Projetex, предназначенной для управления проектами в бюро переводов. Ввиду масштабности и гибкости системы многие нюансы ее работы здесь не описаны, поскольку для этого понадобилось бы сотни страниц. К тому же, подробно работа программы описана в документации к ней.
Начинающим же пользователям программы очень рекомендуется пройти уроки, выложенные по адресу http://www.projetex.com/translation_training.htm. Они позволяют в кратчайшие сроки понять принципы работы в программе.
